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Beratung, Planung + Konzeption



Die optimale Planung von IT-Projekten


Planung und Beratung

Arbeitenden Personen bei einem Meeting

„Nachher ist man immer schlauer.“ So oder so ähnlich klingt es, wenn ein fertiges IT-Projekt für Reibungen zwischen den einzelnen Abteilungen im Unternehmen sorgt. Ein IT-Projekt, das bei allen daran beteiligten Personen auf Zufriedenheit stößt, findet sich selten. Da wird dann schnell mal die mangelnde Kommunikation beklagt, werden die Methoden und Ziele nicht klar definiert oder der Einsatzwille einzelner Abteilungen oder bestimmter Personen kritisiert. Die Ursache für das unbefriedigende Ergebnis liegt dabei zumeist bereits in der Entstehungsphase des Projektes begründet, wenn die IT-Spezifikation zwischen dem verantwortlichen Fachbereich und der IT über das ‚Was‘ und das ‚Wie‘ entscheiden soll. Im Klartext heißt das:

Was soll das neue System leisten können?


Wie lässt es sich optimal umsetzen, um zum einen alle angedachten Wünsche des Nutzers technisch zu lösen, aber gleichzeitig nicht zu kostenintensiv zu werden?

Der Schlüssel zum Erfolg eines IT-Projektes liegt in der Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT von Beginn an und in einem ständigen prozessualen Austausch während der Realisierungsphase.

Die Herausforderung IT-Spezifikation


IT-Spezifikationen befassen sich anfänglich mit Ideen und Konzepten, die im Unternehmen noch nicht existieren, aber zukünftige Arbeitsprozesse skizzieren sollen. Die Schwierigkeit liegt darin, die Anforderungen an das zu entwickelnde System mit den verschiedenen Bereichen unter einen Hut zu bringen. Denn meist entspringt das Konzept den Köpfen einzelner Personen, die dann oft unterschiedlichste Vorstellungen über das Endprodukt haben. Auf diese Konzepte greifen IT-Spezifikationen zurück und darin liegt auch die Krux. Denn alle Ideen aus Fachbereich, IT und sonstigen involvierten Unternehmensteilen zu erfüllen, stellt sich als schwieriges Unterfangen dar. Der Fachbereich will ein optimales, arbeitsleichterndes, auf die Anforderungen abgestimmtes IT-System. Die IT hingegen versucht ein universal einsetzbares, leicht zu programmierendes IT-System zu entwickeln und will gern so früh wie möglich die eine gültige IT-Spezifikation umsetzen. Der Fachbereich wiederum plädiert häufig darauf, während der Entwicklungsphase sich ergebende Erkenntnisse noch in das IT-System zu integrieren. Hinzu kommen weitere Probleme, z.B. das Einbinden der Experten aus den Fachbereichen in die Projektarbeit, ohne dabei das eigentliche operative Geschäft und die Handlungsfähigkeit des Fachbereiches einzuschränken.

Interdisziplinäre Zusammenarbeit und Realisierbarkeit


Vor diesen Hindernissen und Herausforderungen stehen Fachbereich und IT beim Erstellen und Umsetzen von IT-Spezifikationen jedes Mal aufs Neue. Hier ist eine dynamische, sich an die Prozesse anpassende Gestaltung nötig. Nicht die Methode, sondern der Prozess muss in den Fokus gerückt werden. Deshalb ist ein regelmäßiges, interdisziplinäres Vorgehen zwischen Fachbereich und IT vorteilhaft. In gemeinsamen Workshops kann der bisherige Projektverlauf skizziert und analysiert werden. So erfährt die IT, wo die Ansprüche des Fachbereichs liegen und wird umgekehrt dem Fachbereich aufgezeigt, wo mögliche Grenzen der technischen Realisierbarkeit durch die IT bestehen. Dialog statt Monolog von Beginn an führt am Ende zu einem optimalen, alle beteiligten Seiten befriedigendes IT-Projekt.